Manter as contas de uma empresa em dia parece um grande desafio para muitos empreendedores. Com toda a certeza, entender para onde vai cada centavo do seu faturamento é o primeiro passo para garantir a saúde financeira do negócio.
De fato, realizar o cálculo das despesas de forma correta permite que você tome decisões muito mais seguras no dia a dia. Desse modo, sua empresa ganha fôlego para crescer e evita surpresas desagradáveis no fim do mês.
O que são despesas empresariais e por que monitorá-las?
Primeiramente, precisamos entender que despesa é todo aquele gasto que não está ligado diretamente à produção de um produto ou à prestação de um serviço. Por exemplo, o aluguel do escritório, a conta de internet e os materiais de limpeza entram nessa categoria.
Além disso, monitorar esses valores de perto ajuda a identificar onde ocorrem os maiores desperdícios na rotina. Muitas vezes, pequenos custos fixos passam despercebidos e pesam no orçamento geral da empresa.
Nesse sentido, quando você registra cada saída de dinheiro, o planejamento estratégico fica mais simples. Você consegue projetar o futuro do negócio com muito mais clareza e previsibilidade.
Como classificar os gastos para o cálculo das despesas
Antes de mais nada, para estruturar o seu controle financeiro, você precisa separar o que é custo do que é despesa. Embora pareçam sinônimos, eles possuem impactos bem diferentes na sua contabilidade de rotina.
Despesas fixas
São aqueles gastos que acontecem todo mês, independentemente de você vender muito ou pouco. Aliás, elas trazem uma previsibilidade importante para o caixa, permitindo planejar os pagamentos com antecedência;
- 1
Aluguel da sede da empresa;
- 2
Assinaturas de softwares de gestão;
- 3
Honorários dos serviços contábeis mensais.
Despesas variáveis
Por outro lado, as despesas variáveis mudam conforme o volume de atividade econômica do negócio. Ou seja, se a movimentação aumenta, esses gastos também sobem proporcionalmente na mesma época;
- 1
Contas de água e energia elétrica do comércio;
- 2
Comissões pagas aos vendedores por metas atingidas;
- 3
Fretes para entrega de mercadorias aos clientes.
Passo a passo para fazer o cálculo das despesas na prática
Com o intuito de facilitar a sua rotina, organizamos um método simples para você aplicar hoje mesmo na sua empresa. Com efeito, a organização visual ajuda a evitar erros comuns de digitação ou esquecimentos.
| Passo | Ação Principal | Benefício Direto |
|---|---|---|
| 1 | Mapear todas as saídas de caixa | Não esquecer nenhum pagamento menor; |
| 2 | Categorizar entre fixas e variáveis | Entender o peso de cada conta no orçamento; |
| 3 | Somar os valores por categoria | Obter o custo operacional total do período. |
Principalmente se você gerencia um comércio varejista ou atacadista, esse somatório precisa ocorrer semanalmente. Com toda a certeza, o fluxo de notas fiscais nesses setores exige uma atenção redobrada do gestor.
Se acaso sua empresa faz parte do Simples Nacional, contar com o suporte de um contador para Simples Nacional com atendimento rápido simplifica esse processo operacional.
Principais erros ao calcular as saídas financeiras
Um erro muito comum entre micro e pequenos empresários é misturar as contas pessoais com as contas da empresa. Inegavelmente, essa prática distorce os relatórios e prejudica qualquer análise real sobre a lucratividade do negócio.
Outro deslize frequente envolve esquecer de provisionar valores que não ocorrem todo mês, como o décimo terceiro salário dos colaboradores e as férias. Portanto, se você não guarda uma reserva mensal para essas obrigações, o caixa pode quebrar no final do ano.
Por fim, deixar de atualizar as planilhas ou o sistema de gestão de forma diária acumula trabalho. Desse modo, as informações perdem a utilidade prática na hora de tomar uma decisão rápida de mercado.
Como a tecnologia otimiza o cálculo das despesas online
Atualmente, fazer planilhas manuais consome um tempo precioso que você poderia usar para planejar suas vendas. A utilização de softwares modernos de gestão financeira automatiza a maior parte dos lançamentos diários.
A W3 Contabilidade nasceu em 1985 com o ideal de trazer inovação para o mercado capixaba. O próprio nome fantasia surgiu da ideia de estruturar uma operação conectada com a internet e com o ambiente online.
Dessa maneira, unimos ferramentas tecnológicas com um atendimento humano e próximo para simplificar a rotina de bares, restaurantes e prestadores de serviços. Acesse nosso artigo sobre legalização de empresa em Vitória – ES para conferir como estruturar seu negócio do jeito certo.
Vantagens do Suporte Contábil Digital
Acesso em Tempo Real
Relatórios e balancetes disponíveis inteiramente na nuvem para consulta instantânea quando você precisar.
Agilidade nas Guias
Emissão rápida sem atrasos ou riscos de multas desnecessárias causadas por perda de prazos operacionais.
Segurança Total
Armazenamento protegido e em total conformidade com as exigências rígidas estabelecidas pela LGPD.
Gestão Conectada
Sincronização inteligente de dados que elimina retrabalhos e automatiza a conferência de notas fiscais.
FAQ: Dúvidas frequentes sobre a gestão de gastos
Como fazer o cálculo das despesas mensais de uma empresa?
Primeiramente, some todas as saídas de dinheiro que não estão ligadas à produção direta ou compras de mercadorias. Divida esses valores entre fixos e variáveis para entender o comportamento financeiro do negócio ao longo dos meses.
Qual é o diferença real entre custos e despesas?
Em resumo, os custos estão vinculados diretamente à atividade-fim, como a matéria-prima de uma fábrica. Por outro lado, as despesas se referem aos gastos administrativos e comerciais necessários para manter a estrutura funcionando.
O pró-labore dos sócios entra no cálculo das despesas?
Sim, com toda a certeza. O pró-labore representa o salário dos sócios administradores pelo trabalho realizado na empresa e deve constar na categoria de despesas administrativas fixas.
Como as despesas afetam os impostos no Lucro Presumido?
No Lucro Presumido, o imposto incide sobre um percentual fixado por lei aplicado sobre o faturamento bruto. Por causa disso, o valor das suas despesas não reduz diretamente a base de cálculo dos tributos federais, ao contrário do que ocorre no Lucro Real.
É possível reduzir despesas fixas sem prejudicar a operação?
Certamente. Você pode renegociar contratos de aluguel, trocar planos de internet por opções mais vantajosas ou revisar ferramentas de tecnologia que a equipe utiliza pouco no dia a dia.
Organize suas finanças e impulsione seu crescimento comercial
Fazer o controle financeiro de forma manual gera dores de cabeça constantes para a maioria dos donos de empresa. Afinal, as regras tributárias brasileiras são complexas e exigem conhecimento técnico especializado.
A W3 Contabilidade entende a rotina de quem cuida de materiais de construção, vestuário, calçados e terceiro setor. Estamos prontos para ajudar você a diminuir custos operacionais de forma legal e segura.
Quer transformar a contabilidade da sua empresa em uma ferramenta estratégica para vender mais?
Fale agora mesmo com os especialistas da W3 Contabilidade:
Solicite um diagnóstico inicial completo para o seu negócio.